La ley también permite por primera vez en la historia que los ciudadanos y las empresas dispongan de copias electrónicas de sus documentos notariales y que puedan intercambiárselas o enviarlas a los organismos que se las soliciten, con el consiguiente ahorro de tiempo y papel. 

El Consejo General del Notariado calcula que las copias electrónicas que solicitarán ciudadanos y empresas podrían superar los 13 millones al año.

Los ciudadanos podrán elegir por vía online al notario que prefieran, localizar al que tenga los originales de sus escrituras y pedirle copias, mantener con él video conferencias seguras, y consultar e intercambiar documentación previa a la firma de la escritura pública.

“Los servicios digitales son una opción para los ciudadanos y las empresas. Los notarios seguirán prestando mayoritariamente sus servicios en persona en las casi 3.000 notarias que tienen repartidas por todo el país, evitando cualquier brecha digital”, explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado. “La prestación de un servicio, de calidad, ágil y cercano, con las máximas garantías de seguridad y protección jurídica, sigue siendo el principal objetivo de los notarios. El legislador ha optado por la prudencia, reconociendo el valor del servicio notarial en persona”, añade el presidente del Notariado.

Los notarios también podrán prestar íntegramente algunos servicios notariales, fundamentalmente de carácter mercantil, como la constitución de sociedades online, como respuesta a la exigencia de la Unión Europea (plasmada en la Directiva 2019/1151) de permitir que cualquier ciudadano pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro sin necesidad de presencia física.

La videoconferencia notarial podrá agilizar trámites societarios de urgencia para las empresas, o resolver situaciones societarias en las que es difícil reunir presencialmente a todas las personas que habrían de estar. Por ejemplo, para ampliaciones de capital, nombramiento de administradores, cambios de domicilio de sociedades, actas de junta general... 

Todos estos servicios se prestarán en la Sede Electrónica Notarial, creada por los notarios en 2004. Un espacio dotado de las mayores medidas de seguridad que ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, del que solo disponen contadísimos organismos. 

El Portal Notarial del Ciudadano es la puerta de entrada para ciudadanos y empresas a la Sede Electrónica Notarial. En este portal ya hay dadas de alta más de 300.000 personas físicas y jurídicas. https://www.portalnotarial.es/

Los notarios llevan más de dos décadas sirviéndose de los avances tecnológicos para prestar un servicio más ágil a ciudadanos y empresas, siendo pioneros en desarrollo tecnológico entre los notariados de la UE.

NEGOCIOS Y ACTOS JURÍDICOS QUE PODRÁN AUTORIZARSE ONLINE

Los notarios podrán autorizar en la sede electrónica notarial:

• • Los actos societarios: desde la constitución de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones, etc.
  • Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
  • Las pólizas mercantiles.
  • Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
  • La revocación de poderes, excepto los preventivos.
  • Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
  • Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
  • Los testimonios de legitimación de firmas.
  • Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
  • Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
  • La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.