La llei també permet per primera vegada en la història que els ciutadans i les empreses disposen de còpies electròniques dels seus documents notarials i que puguen intercanviar-li-les o enviar-les als organismes que li les sol·liciten, amb el consegüent estalvi de temps i paper. 

El Consell General del Notariat calcula que les còpies electròniques que sol·licitaran ciutadans i empreses podrien superar els 13 milions a l'any.

Els ciutadans podran triar per via online al notari que preferisquen, localitzar al que tinga els originals de les seues escriptures i demanar-li còpies, mantindre amb ell vídeo conferències segures, i consultar i intercanviar documentació prèvia a la signatura de l'escriptura pública.

“Els servicis digitals són una opció per als ciutadans i les empreses. Els notaris continuaran prestant majoritàriament els seus servicis en persona en les quasi 3.000 notàries que tenen repartides per tot el país, evitant qualsevol bretxa digital”, explica José Ángel Martínez Sanchiz, president del Consell General del Notariat. “La prestació d'un servici, de qualitat, àgil i pròxim, amb les màximes garanties de seguretat i protecció jurídica, continua sent el principal objectiu dels notaris. El legislador ha optat per la prudència, reconeixent el valor del servici notarial en persona”, afig el president del Notariat.

Els notaris també podran prestar íntegrament alguns servicis notarials, fonamentalment de caràcter mercantil, com la constitució de societats online, com a resposta a l'exigència de la Unió Europea (plasmada en la Directiva 2019/1151) de permetre que qualsevol ciutadà puga constituir una societat limitada en un altre país membre sense necessitat de presència física.

La videoconferència notarial podrà agilitzar tràmits societaris d'urgència per a les empreses, o resoldre situacions societàries en les quals és difícil reunir presencialment a totes les persones que haurien d'estar. Per exemple, per a ampliacions de capital, nomenament d'administradors, canvis de domicili de societats, actes de junta general... 

Tots estos servicis es prestaran a la Seu Electrònica Notarial, creada pels notaris en 2004. Un espai dotat de les majors mesures de seguretat que ha obtingut l'Esquema Nacional de Seguretat (ENS), nivell alt, del qual només disposen contadísims organismes. 

El Portal Notarial del Ciutadà és la porta d'entrada per a ciutadans i empreses a la Seu Electrònica Notarial. En este portal ja hi ha donades d'alta més de 300.000 persones físiques i jurídiques. https://www.portalnotarial.es/

Els notaris porten més de dues dècades servint-se dels avanços tecnològics per a prestar un servei més àgil a ciutadans i empreses, sent pioners en desenvolupament tecnològic entre els notariats de la UE.

NEGOCIS I ACTES JURÍDICS QUE PODRAN AUTORITZAR-SE ON LINE

Els notaris podran autoritzar en la seu electrònica notarial:

• Els actes societaris: des de la constitució de societats, al nomenament de càrrecs, cessaments, apoderaments mercantils, ampliacions i reduccions de capital, modificacions d'estatuts, canvis de domicili, liquidacions, etc.

• Les actes de junta general i les de referència en sentit estricte.
• Les pòlisses mercantils.
• Els poders de representació processal per a l'actuació davant les administracions públiques, així com els electorals i els poders per a actes concrets.
• La revocació de poders, excepte els preventius.
• Les cartes de pagament i les cancel·lacions de garanties.
• Els requeriments inicials de les actes i aquelles diligències que foren susceptibles de practicar-se per videoconferència.
• Els testimoniatges de legitimació de signatures.
• Les declaracions d'obra nova sense extinció de condomini, ni adjudicació de propietat, i la divisió de la propietat horitzontal.
• Els testaments en situació d'epidèmia declarada mentre dure l'obligació de confinament.
• La conciliació en els casos que el notari el considere convenient.